e-smart iso

จัดการงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพสูงสุดด้วยระบบอัตโนมัติ

นัดหมายการสาธิต

Quality Standards Workflow

บริษัท เมจิกซอฟท์แวร์ (ประเทศไทย) จำกัด ได้ออกแบบซอฟต์แวร์ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารงานระบบคุณภาพ ช่วยลดปัญหาและข้อบกพร่องต่างๆ ที่เกิดจากการทำระบบคุณภาพ ซึ่งยังช่วยให้การรักษาและพัฒนาระบบมาตรฐาน ISO เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ซอฟต์แวร์ระบบควบคุมคุณภาพ e-SMART ISO ทำงานบนฐานข้อมูลของ Microsoft (Web Base) ในรูปแบบ “Electronic Work Flow” แจ้งเตือนผ่านทาง “e-mail” ลดข้อผิดพลาดในการทำงานตามระบบมาตรฐาน ISO ค้นหาเอกสารได้ง่าย ถูกต้อง แม่นยำ เพิ่มแรงจูงใจให้กับผู้ใช้งาน อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถรักษาการรับรองมาตรฐาน ISO และขยายขอบเขตการขอการรับรองเพิ่มได้อีกด้วย

คุณประโยชน์ของระบบ

  • เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและจัดการเอกสารคุณภาพ
  • ประหยัดเวลาในการ Implement, เรียนรู้ และการใช้งาน
  • ติดต่อสื่อสารทุกๆ ขั้นตอนด้วยระบบ E–Mail , ลดปัญหาด้านการติดต่อสื่อสารในองค์กร
  • ติดตามสถานะของเอกสารด้วยระบบ online สืบค้นเอกสารได้ทันที
  • มีระบบ Document Tracking
  • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ลดการใช้กระดาษในสำนักงาน–ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว
  • การรักษาระบบมาตรฐานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการขยายขอบเขตในการ Certify ISO
  • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร
  • เพิ่มแรงจูงใจในการปฏิบัติงานของพนักงาน ตามมาตรฐาน ISO มากขึ้น

Module Functionality

ระบบสิทธิ์ และ การกำหนด Work Flow
  • สามารถกำหนดมาตรฐานสำหรับใช้งานได้ไม่จำกัด เช่น ISO 9001, ISO 14001,OHSAS 18001 ,TS16949 เป็นต้น
  • สามารถกำหนดประเภทของเอกสารได้ เช่น Work Instruction, Form, Procedure อื่นๆ ตามความเหมาะสม
  • สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการทำงานแต่ละประเภทเอกสารได้
  • สามารถกำหนดแผนก / หน่วยงานได้เองตามความเหมาะสมขององค์กรได้
  • สามารถกำหนดรายละเอียดเลขที่เอกสารได้ (Running Number) (หมายเลขวิ่ง).
  • สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ และสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารได้
  • สามารถกำหนดกลุ่มของผู้ใช้งานเพื่อความสะดวกในการแจ้งประกาศใช้เอกสารได้ตามความเหมาะสมขององค์กร
ระบบการควบคุมเอกสาร
  • ผู้ใช้งานสามารถใช้เอกสารที่มี–ปรับปรุง–อยู่เสมอ
  • ระบบสามารถย้ายหรือแยกเก็บเอกสารที่ล้าสมัยได้แบบอัตโนมัติเมื่อมีการประกาศใช้เอกสารฉบับล่าสุด
  • ระบบสามารถสอบกลับเอกสารฉบับเดิมได้จากเอกสารบังคับใช้
  • สามารถกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสารยกเลิก
  • สามารถประยุกต์ใช้กับเอกสารที่เป็น MS Office และ Open Office
  • ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ เช่น การ View Online ,การ download และการ Print เอกสารตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน
  • สามารถตรวจสอบประวัติการเข้าถึงเอกสาร การแก้ไข และการทำงานในแต่ละขั้นตอนของเอกสารได้
  • สามารถเรียกดูเอกสารผ่านระบบได้ แบบออนไลน์
  • สามารถค้นหาเอกสารในระบบได้แบบออนไลน์
  • สามารถติดตามสถานะของเอกสารได้แบบออนไลน์
  • แปลงไฟล์เอกสารนามสกุล .doc , .xls , .ppt , .pptx เป็นรูปแบบ view online ผ่านหน้า web ได้
  • สามารถประยุกต์ใช้กับเอกสารที่เป็นมัลติมีเดีย
  • สามารถควบคุมเอกสารประเภทสัญญา / เอกสารที่มีการกำหนดอายุของเอกสาร. มีการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดเวลา
ระบบบันทึกคุณภาพ

  • สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนในการจัดทำบันทึกคุณภาพได้

  • สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบันทึกคุณภาพได้

  • ระบบกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มที่–ปรับปรุง–เพื่อป้องกันการบันทึกในเอกสารที่ล้าสมัย

  • สามารถบันทึกคุณภาพผ่านระบบได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ

  • สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว

  • สามารถบันทึกข้อบกพร่อง CAR ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการบันทึกคุณภาพ
ระบบการตรวจติดตามภายใน
  • สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการตรวจติดตามภายในได้
  • สามารถกำหนดแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีได้
  • สามารถแจ้งกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายในอัตโนมัติผ่านทางอีเมล
  • สามารถตรวจสอบสถานะ การตรวจติดตามคุณภาพภายใน ได้แบบออนไลน์
  • สามารถยืนยันหรือเลื่อนแผนการตรวจติดตามคุณภาพในได้ โดยระบบจะเก็บประวัติของการขอเลื่อนแผนด้วย
  • สามารถสร้างรายการตรวจติดตาม(Check List) และบันทึกผลการตรวจติดตาม (Report by Check List) พร้อมทั้งสามารถบันทึกสรุปผลการตรวจติดตาม (Audit Report) ได้ทันที
  • สามารถแจ้งผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน อัตโนมัติผ่านทางอีเมล
  • สามารถตรวจสอบประวัติผู้ตรวจติดตาม (Auditor Profile) ผ่านระบบได้แบบออนไลน์
  • สามารถบันทึกข้อบกพร่อง (CAR) ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
ระบบการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง

  • สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องได้

  • สามารถกำหนดประเภทการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องได้

  • สามารถสร้างการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้โดยตรงจากรูปแบบฟอร์มมาตรฐานในระบบ

  • สามารถสร้างการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านระบบติดตามภายใน ระบบประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร และระบบบันทึกคุณภาพ

  • สามารถแจ้งอนุมัติการออกการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านอีเมล

  • สามารถแจ้งเตือนกำหนดการตรวจติดตามการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านอีเมล

  • สามารถตรวจสอบสถานะของ การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ระหว่างดำเนินการได้แบบออนไลน์

  • สามารถค้นหารายการ การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้อย่างรวดเร็วและออนไลน์

  • สามารถตรวจสอบรายงาน การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้แบบออนไลน์

ระบบการประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร
  • แจ้งกำหนดนัดหมายการประชุม ผ่านระบบได้
  • ยืนยันการเข้าร่วมประชุมผ่านระบบได้
  • แจ้งเตือนยืนยันกำหนดการประชุม
  • บันทึกรายงานการประชุมในระบบได้แบบออนไลน์

  • มอบหมายงานจากการประชุมผ่านระบบได้

  • สามารถบันทึกข้อบกพร่อง CAR ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการประชุม

ระบบบันทึกการฝึกอบรม
  • สร้างแผนฝึกอบรมประจำปี
  • ตรวจสอบ / อนุมัติแผนการฝึกอบรมประจำปี Online ได้
  • สร้างแผนการอบรมเฉพาะตำแหน่งได้
  • บันทึกผลการฝึกอบรมภาคบังคับของพนักงานได้
  • สามารถตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมพนักงานได้
  • สามารถตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมแต่ละหลักสูตรได้
  • สามารถบันทึกผลการอบรมได้ทันที หลังจากจบการอบรม
  • สามารถตรวจสอบใบประเมินการอบรมตามเกณฑ์การประเมินแต่ละหลักสูตรได้
ระบบการบันทึกการสอบเทียบ/ทวนสอบ/บำรุงรักษา
  • บันทึกข้อมูลและตรวจสอบประวัติของเครื่องมือออนไลน์
  • แจ้งกำหนดเวลาใน / การสอบเทียบ/ทวนสอบ
  • กำหนดการแจ้งเตือนเมื่อเลยระยะเวลาที่กำหนด
  • เก็บบันทึกประวัติ / การสอบเทียบ/ทวนสอบ
  • แจ้งกำหนดเวลาในการบำรุงรักษาเครื่องมือ
  • สามารถสร้างแผน Calibration ได้ แบบเลือกช่วงระยะเวลา
  • กำหนดการแจ้งเตือนก่อนถึงระยะเวลาของการบำรุงรักษา
  • เก็บบันทึกประวัติการบำรุงรักษา
ระบบการจัดการความเสี่ยง

  • กำหนดเกณฑ์การประเมินความเสี่ยงในมาตรฐาน ISO9001,ISO14001,ISO45001 ได้

  • กำหนดระดับโอกาสที่เกิดความเสี่ยง (Likelihood) และเกณฑ์คะแนน ได้หลายด้าน

  • กำหนดระดับความรุ่นแรงของผลกระทบ (Impact) และเกณฑ์คะแนน ได้หลายด้าน

  • สามารถกำหนด Workflow การประเมินความเสี่ยงและแผนจัดการความเสี่ยงได้

  • สามารถสร้างแผนการบริหารความเสี่ยงและติดตามสถานะแผนการจัดการความเสี่ยงได้

  • การประเมินแต่ละครั้งสามารถประเมินความเสี่ยงได้มากกว่า 1 มาตรฐาน

  • สามารถ import ข้อมูลกิจกรรมและขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อนำไปใช้ในการประเมินความเสี่ยงได้
  • สามารถตรวจสอบประวัติการประเมินในแต่ละกิจกรรมได้
  • สามารถสร้างแผนจัดการความเสี่ยง, (แผนบริหารความเสี่ยง). กรณีที่ผลการประเมินความเสี่ยงอยู่ในเกณฑ์ที่ต้องแก้ไข และสามารถ Attach soft file หรือ Link เพื่ออ้างอิงได้
  • สามารถตรวจสอบสถานะการประเมินความเสี่ยงได้
  • สามารถตรวจสอบรายงานการผลการประเมินได้แบบออนไลน์
ระบบการประเมินความสอดคล้องกับกฎหมาย

การลงทะเบียนทางกฎหมาย (รวบรวมฐานข้อมูลทางกฎหมาย)

  • สามารถกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องในการขึ้นทะเบียนกฎหมาย (Workflow).

  • สามารถสร้างฐานข้อมูลกฎหมายและจัดทำทะเบียนกฎหมายได้แบบ online

  • สามารถทำการ–ปรับปรุง–ทะเบียนกฎหมายให้ทันสมัยได้

  • สามารถสืบค้นข้อมูลกฎหมายและกฎหมายที่เกี่ยวข้องได้

  • สามารถติดตามสถานะ การจัดทำทะเบียนกฎหมายได้

การประเมินความเกี่ยวข้อง การประเมินความสอดคล้อง การประเมินความเสี่ยง

  • สามารถกำหนดกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องที่จะทำการประเมิน (Workflow).

  • สามารถประเมินความเกี่ยวข้อง ประเมินความสอดคล้อง และ Work Standard ได้

  • สามารถประเมินความสอดคล้องพร้อมกันได้หลายระดับ เช่น ระดับกฎหมาย / ระดับสาระสำคัญ / มาตรา และระดับ To do List ภายใต้ สาระสำคัญ/มาตรา ได้

  • หลังการประเมินความเกี่ยวข้องและความสอดคล้อง สามารถตรวจสอบสรุปผลการประเมินความเสี่ยงได้ทันที

  • สามารถติดตามสถานะของแต่ละการประเมินได้แบบ online

  • สามารถแจ้งเตือนวันครบกำหนดที่ต้องประเมินความสอดคล้องซ้ำ หรือตามรอบเวลาที่กำหนดได้–การประเมินหรือตามระยะเวลาที่กำหนด

การจัดทำ Action Plan เพื่อติดตามการแก้ไขสิ่งที่ไม่สอดคล้อง

  • สามารถกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดทำ Action Plan (Workflow).
  • สามารถกำหนดแผนการแก้ไข และแนวทางการป้องกัน (Action Plan) ในระดับ สาระสำคัญ / มาตรา และ To do List ได้
  • สามารถตรวจสอบสถานะ Action Plan และติดตามสถานะได้แบบ online

รายงานการขึ้นทะเบียนกฎหมาย การประเมินความเกี่ยวข้อง ความสอดคล้อง และการประเมินความเสี่ยง

  • รายงาน ตามหน่วยงาน
  • รายงาน ตามหน่วยงานที่ / ประเมิน
  • รายงาน ตามเนื้อหาสาระสำคัญ
  • รายงาน สรุปกฎหมายแต่ละ / ปี
ระบบการบริหารการเปลี่ยนแปลง
  • สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการบริหารการเปลี่ยนแปลงได้
  • สามารถกำหนด Template ของเงื่อนไข What when where why และ How ได้
  • สามารถกำหนดเวลาโครงการ และกำหนดระดับความสำคัญ พื้นที่ และเจ้าของพื้นที่ได้
  • สามารถกำหนด Checklist การติดตามก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงได้
  • สามารถกำหนดรายการการวัดผลได้ (Measurable)
  • กำหนดสิทธิ์การบันทึกและปรับปรุงข้อมูลในแต่ละหัวข้อ MOC ได้
  • สามารถกำหนดทีมทำงานในแต่ละ MOC ได้
  • สามารถจัดการเอกสารตามสถานะเอกสารได้ Draft , In-Process , Approval , Closed out
  • มี Dash board , Graph เปรียบเทียบสถานะของงานได้
  • มีรายการเอกสาร (MOC Master List)
  • สามารถบันทึกข้อมูล/History Log ได้ทุกขั้นตอน
  • *สามารถ Link อ้างอิงการประเมินความเสี่ยง (Module Risk Assessment)
  • *สามารถ Link อ้างอิงการประเมินความสอดคล้องของกฎหมายได้ (Module Legal Assessment)
  • *สามารถ Link อ้างอิงระบบควบคุมเอกสารได้ (Module Document Control)
  • *สามารถ Link อ้างอิงแผนการปฏิบัติงาน (Module Action Plan) เพื่อดำเนินการติดตามและจัดการความคืบหน้า

(* หมายถึงกรณีที่จ–หมายถึง กรณี มีการใช้งานระบบ e-SMART ISO ใน Module ที่อ้างอิง นั้นๆ.)

ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
  • สามารถออกแบบฟอร์มและกำหนดประเภทฟิลด์ของฐานข้อมูลได้โดยอิสระ. โดยไม่มีข้อจำกัดในจำนวนฟอร์มและจำนวนฟิลด์
  • สามารถกำหนดขั้นตอนการอนุมัติหรือ workflow สำหรับแต่ละแบบฟอร์มได้เอง
  • สามารถกำหนดรายชื่อผู้อนุมัติได้ทั้งแบบรายบุคคลและแบบกลุ่ม
  • ระบบสามารถแจ้งเตือนผ่านทางอีเมลในทุกขั้นตอนของการทำงาน
  • สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารในแบบฟอร์มให้กับกลุ่มที่ต้องการดูเอกสารบางฉบับได้
  • สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานของเอกสารในแต่ละขั้นตอนได้อย่างแบบออนไลน์
  • สามารถพิมพ์เอกสารแบบฟอร์มในรูปแบบเดียวกับการบันทึกข้อมูลได้
  • สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้ในการจัดทำรายงานหรือการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมได้
ผู้จัดการฝ่ายขาย

วลัยพร เชื้อเพชร

โทรศัพท์

+66 (0)91-889-4141

อีเมล

walaiporn@magicsoftware.co.th