e-smart iso
จัดการงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพสูงสุดด้วยระบบอัตโนมัติ
Quality Standards Workflow
บริษัท เมจิกซอฟท์แวร์ (ประเทศไทย) จำกัด ได้ออกแบบซอฟต์แวร์ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารงานระบบคุณภาพ ช่วยลดปัญหาและข้อบกพร่องต่างๆ ที่เกิดจากการทำระบบคุณภาพ ซึ่งยังช่วยให้การรักษาและพัฒนาระบบมาตรฐาน ISO เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ซอฟต์แวร์ระบบควบคุมคุณภาพ e-SMART ISO ทำงานบนฐานข้อมูลของ Microsoft (Web Base) ในรูปแบบ “Electronic Work Flow” แจ้งเตือนผ่านทาง “e-mail” ลดข้อผิดพลาดในการทำงานตามระบบมาตรฐาน ISO ค้นหาเอกสารได้ง่าย ถูกต้อง แม่นยำ เพิ่มแรงจูงใจให้กับผู้ใช้งาน อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถรักษาการรับรองมาตรฐาน ISO และขยายขอบเขตการขอการรับรองเพิ่มได้อีกด้วย
คุณประโยชน์ของระบบ
- เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและจัดการเอกสารคุณภาพ
- ประหยัดเวลาในการ Implement, เรียนรู้ และการใช้งาน
- ติดต่อสื่อสารทุกๆ ขั้นตอนด้วยระบบ E–Mail , ลดปัญหาด้านการติดต่อสื่อสารในองค์กร
- ติดตามสถานะของเอกสารด้วยระบบ online สืบค้นเอกสารได้ทันที
- มีระบบ Document Tracking
- ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ลดการใช้กระดาษในสำนักงาน–ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว
- การรักษาระบบมาตรฐานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพในการขยายขอบเขตในการ Certify ISO
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร
- เพิ่มแรงจูงใจในการปฏิบัติงานของพนักงาน ตามมาตรฐาน ISO มากขึ้น
Module Functionality
ระบบสิทธิ์ และ การกำหนด Work Flow
- สามารถกำหนดมาตรฐานสำหรับใช้งานได้ไม่จำกัด เช่น ISO 9001, ISO 14001,OHSAS 18001 ,TS16949 เป็นต้น
- สามารถกำหนดประเภทของเอกสารได้ เช่น Work Instruction, Form, Procedure อื่นๆ ตามความเหมาะสม
- สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการทำงานแต่ละประเภทเอกสารได้
- สามารถกำหนดแผนก / หน่วยงานได้เองตามความเหมาะสมขององค์กรได้
- สามารถกำหนดรายละเอียดเลขที่เอกสารได้ (Running Number) (หมายเลขวิ่ง).
- สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าใช้งานระบบ และสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารได้
- สามารถกำหนดกลุ่มของผู้ใช้งานเพื่อความสะดวกในการแจ้งประกาศใช้เอกสารได้ตามความเหมาะสมขององค์กร
ระบบการควบคุมเอกสาร
- ผู้ใช้งานสามารถใช้เอกสารที่มี–ปรับปรุง–อยู่เสมอ
- ระบบสามารถย้ายหรือแยกเก็บเอกสารที่ล้าสมัยได้แบบอัตโนมัติเมื่อมีการประกาศใช้เอกสารฉบับล่าสุด
- ระบบสามารถสอบกลับเอกสารฉบับเดิมได้จากเอกสารบังคับใช้
- สามารถกำหนดอายุการจัดเก็บเอกสารยกเลิก
- สามารถประยุกต์ใช้กับเอกสารที่เป็น MS Office และ Open Office
- ระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ เช่น การ View Online ,การ download และการ Print เอกสารตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน
- สามารถตรวจสอบประวัติการเข้าถึงเอกสาร การแก้ไข และการทำงานในแต่ละขั้นตอนของเอกสารได้
- สามารถเรียกดูเอกสารผ่านระบบได้ แบบออนไลน์
- สามารถค้นหาเอกสารในระบบได้แบบออนไลน์
- สามารถติดตามสถานะของเอกสารได้แบบออนไลน์
- แปลงไฟล์เอกสารนามสกุล .doc , .xls , .ppt , .pptx เป็นรูปแบบ view online ผ่านหน้า web ได้
- สามารถประยุกต์ใช้กับเอกสารที่เป็นมัลติมีเดีย
- สามารถควบคุมเอกสารประเภทสัญญา / เอกสารที่มีการกำหนดอายุของเอกสาร. มีการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดเวลา
ระบบบันทึกคุณภาพ
-
สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนในการจัดทำบันทึกคุณภาพได้
-
สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงบันทึกคุณภาพได้
-
ระบบกำหนดให้ใช้แบบฟอร์มที่–ปรับปรุง–เพื่อป้องกันการบันทึกในเอกสารที่ล้าสมัย
-
สามารถบันทึกคุณภาพผ่านระบบได้โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
-
สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว
- สามารถบันทึกข้อบกพร่อง CAR ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการบันทึกคุณภาพ
ระบบการตรวจติดตามภายใน
- สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการตรวจติดตามภายในได้
- สามารถกำหนดแผนการตรวจติดตามคุณภาพภายในประจำปีได้
- สามารถแจ้งกำหนดการตรวจติดตามคุณภาพภายในอัตโนมัติผ่านทางอีเมล
- สามารถตรวจสอบสถานะ การตรวจติดตามคุณภาพภายใน ได้แบบออนไลน์
- สามารถยืนยันหรือเลื่อนแผนการตรวจติดตามคุณภาพในได้ โดยระบบจะเก็บประวัติของการขอเลื่อนแผนด้วย
- สามารถสร้างรายการตรวจติดตาม(Check List) และบันทึกผลการตรวจติดตาม (Report by Check List) พร้อมทั้งสามารถบันทึกสรุปผลการตรวจติดตาม (Audit Report) ได้ทันที
- สามารถแจ้งผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน อัตโนมัติผ่านทางอีเมล
- สามารถตรวจสอบประวัติผู้ตรวจติดตาม (Auditor Profile) ผ่านระบบได้แบบออนไลน์
- สามารถบันทึกข้อบกพร่อง (CAR) ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการตรวจติดตามคุณภาพภายใน
ระบบการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง
-
สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องได้
-
สามารถกำหนดประเภทการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องได้
-
สามารถสร้างการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้โดยตรงจากรูปแบบฟอร์มมาตรฐานในระบบ
-
สามารถสร้างการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านระบบติดตามภายใน ระบบประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร และระบบบันทึกคุณภาพ
-
สามารถแจ้งอนุมัติการออกการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านอีเมล
-
สามารถแจ้งเตือนกำหนดการตรวจติดตามการแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่องผ่านอีเมล
-
สามารถตรวจสอบสถานะของ การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ระหว่างดำเนินการได้แบบออนไลน์
-
สามารถค้นหารายการ การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้อย่างรวดเร็วและออนไลน์
-
สามารถตรวจสอบรายงาน การแก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง ได้แบบออนไลน์
ระบบการประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร
- แจ้งกำหนดนัดหมายการประชุม ผ่านระบบได้
- ยืนยันการเข้าร่วมประชุมผ่านระบบได้
- แจ้งเตือนยืนยันกำหนดการประชุม
- บันทึกรายงานการประชุมในระบบได้แบบออนไลน์
-
มอบหมายงานจากการประชุมผ่านระบบได้
-
สามารถบันทึกข้อบกพร่อง CAR ได้ทันที หากพบข้อบกพร่องจากการประชุม
ระบบบันทึกการฝึกอบรม
- สร้างแผนฝึกอบรมประจำปี
- ตรวจสอบ / อนุมัติแผนการฝึกอบรมประจำปี Online ได้
- สร้างแผนการอบรมเฉพาะตำแหน่งได้
- บันทึกผลการฝึกอบรมภาคบังคับของพนักงานได้
- สามารถตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมพนักงานได้
- สามารถตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมแต่ละหลักสูตรได้
- สามารถบันทึกผลการอบรมได้ทันที หลังจากจบการอบรม
- สามารถตรวจสอบใบประเมินการอบรมตามเกณฑ์การประเมินแต่ละหลักสูตรได้
ระบบการบันทึกการสอบเทียบ/ทวนสอบ/บำรุงรักษา
- บันทึกข้อมูลและตรวจสอบประวัติของเครื่องมือออนไลน์
- แจ้งกำหนดเวลาใน / การสอบเทียบ/ทวนสอบ
- กำหนดการแจ้งเตือนเมื่อเลยระยะเวลาที่กำหนด
- เก็บบันทึกประวัติ / การสอบเทียบ/ทวนสอบ
- แจ้งกำหนดเวลาในการบำรุงรักษาเครื่องมือ
- สามารถสร้างแผน Calibration ได้ แบบเลือกช่วงระยะเวลา
- กำหนดการแจ้งเตือนก่อนถึงระยะเวลาของการบำรุงรักษา
- เก็บบันทึกประวัติการบำรุงรักษา
ระบบการจัดการความเสี่ยง
-
กำหนดเกณฑ์การประเมินความเสี่ยงในมาตรฐาน ISO9001,ISO14001,ISO45001 ได้
-
กำหนดระดับโอกาสที่เกิดความเสี่ยง (Likelihood) และเกณฑ์คะแนน ได้หลายด้าน
-
กำหนดระดับความรุ่นแรงของผลกระทบ (Impact) และเกณฑ์คะแนน ได้หลายด้าน
-
สามารถกำหนด Workflow การประเมินความเสี่ยงและแผนจัดการความเสี่ยงได้
-
สามารถสร้างแผนการบริหารความเสี่ยงและติดตามสถานะแผนการจัดการความเสี่ยงได้
-
การประเมินแต่ละครั้งสามารถประเมินความเสี่ยงได้มากกว่า 1 มาตรฐาน
- สามารถ import ข้อมูลกิจกรรมและขั้นตอนการปฏิบัติงาน เพื่อนำไปใช้ในการประเมินความเสี่ยงได้
- สามารถตรวจสอบประวัติการประเมินในแต่ละกิจกรรมได้
- สามารถสร้างแผนจัดการความเสี่ยง, (แผนบริหารความเสี่ยง). กรณีที่ผลการประเมินความเสี่ยงอยู่ในเกณฑ์ที่ต้องแก้ไข และสามารถ Attach soft file หรือ Link เพื่ออ้างอิงได้
- สามารถตรวจสอบสถานะการประเมินความเสี่ยงได้
- สามารถตรวจสอบรายงานการผลการประเมินได้แบบออนไลน์
ระบบการประเมินความสอดคล้องกับกฎหมาย
การลงทะเบียนทางกฎหมาย (รวบรวมฐานข้อมูลทางกฎหมาย)
-
สามารถกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องในการขึ้นทะเบียนกฎหมาย (Workflow).
-
สามารถสร้างฐานข้อมูลกฎหมายและจัดทำทะเบียนกฎหมายได้แบบ online
-
สามารถทำการ–ปรับปรุง–ทะเบียนกฎหมายให้ทันสมัยได้
-
สามารถสืบค้นข้อมูลกฎหมายและกฎหมายที่เกี่ยวข้องได้
-
สามารถติดตามสถานะ การจัดทำทะเบียนกฎหมายได้
การประเมินความเกี่ยวข้อง การประเมินความสอดคล้อง การประเมินความเสี่ยง
- สามารถกำหนดกลุ่มผู้ที่เกี่ยวข้องที่จะทำการประเมิน (Workflow).
-
สามารถประเมินความเกี่ยวข้อง ประเมินความสอดคล้อง และ Work Standard ได้
-
สามารถประเมินความสอดคล้องพร้อมกันได้หลายระดับ เช่น ระดับกฎหมาย / ระดับสาระสำคัญ / มาตรา และระดับ To do List ภายใต้ สาระสำคัญ/มาตรา ได้
-
หลังการประเมินความเกี่ยวข้องและความสอดคล้อง สามารถตรวจสอบสรุปผลการประเมินความเสี่ยงได้ทันที
-
สามารถติดตามสถานะของแต่ละการประเมินได้แบบ online
- สามารถแจ้งเตือนวันครบกำหนดที่ต้องประเมินความสอดคล้องซ้ำ หรือตามรอบเวลาที่กำหนดได้–การประเมินหรือตามระยะเวลาที่กำหนด
การจัดทำ Action Plan เพื่อติดตามการแก้ไขสิ่งที่ไม่สอดคล้อง
- สามารถกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องในการจัดทำ Action Plan (Workflow).
- สามารถกำหนดแผนการแก้ไข และแนวทางการป้องกัน (Action Plan) ในระดับ สาระสำคัญ / มาตรา และ To do List ได้
- สามารถตรวจสอบสถานะ Action Plan และติดตามสถานะได้แบบ online
รายงานการขึ้นทะเบียนกฎหมาย การประเมินความเกี่ยวข้อง ความสอดคล้อง และการประเมินความเสี่ยง
- รายงาน ตามหน่วยงาน
- รายงาน ตามหน่วยงานที่ / ประเมิน
- รายงาน ตามเนื้อหาสาระสำคัญ
- รายงาน สรุปกฎหมายแต่ละ / ปี
ระบบการบริหารการเปลี่ยนแปลง
- สามารถกำหนด Workflow หรือขั้นตอนการบริหารการเปลี่ยนแปลงได้
- สามารถกำหนด Template ของเงื่อนไข What when where why และ How ได้
- สามารถกำหนดเวลาโครงการ และกำหนดระดับความสำคัญ พื้นที่ และเจ้าของพื้นที่ได้
- สามารถกำหนด Checklist การติดตามก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงได้
- สามารถกำหนดรายการการวัดผลได้ (Measurable)
- กำหนดสิทธิ์การบันทึกและปรับปรุงข้อมูลในแต่ละหัวข้อ MOC ได้
- สามารถกำหนดทีมทำงานในแต่ละ MOC ได้
- สามารถจัดการเอกสารตามสถานะเอกสารได้ Draft , In-Process , Approval , Closed out
- มี Dash board , Graph เปรียบเทียบสถานะของงานได้
- มีรายการเอกสาร (MOC Master List)
- สามารถบันทึกข้อมูล/History Log ได้ทุกขั้นตอน
- *สามารถ Link อ้างอิงการประเมินความเสี่ยง (Module Risk Assessment)
- *สามารถ Link อ้างอิงการประเมินความสอดคล้องของกฎหมายได้ (Module Legal Assessment)
- *สามารถ Link อ้างอิงระบบควบคุมเอกสารได้ (Module Document Control)
- *สามารถ Link อ้างอิงแผนการปฏิบัติงาน (Module Action Plan) เพื่อดำเนินการติดตามและจัดการความคืบหน้า
(* หมายถึงกรณีที่จ–หมายถึง กรณี มีการใช้งานระบบ e-SMART ISO ใน Module ที่อ้างอิง นั้นๆ.)
ระบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
- สามารถออกแบบฟอร์มและกำหนดประเภทฟิลด์ของฐานข้อมูลได้โดยอิสระ. โดยไม่มีข้อจำกัดในจำนวนฟอร์มและจำนวนฟิลด์
- สามารถกำหนดขั้นตอนการอนุมัติหรือ workflow สำหรับแต่ละแบบฟอร์มได้เอง
- สามารถกำหนดรายชื่อผู้อนุมัติได้ทั้งแบบรายบุคคลและแบบกลุ่ม
- ระบบสามารถแจ้งเตือนผ่านทางอีเมลในทุกขั้นตอนของการทำงาน
- สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารในแบบฟอร์มให้กับกลุ่มที่ต้องการดูเอกสารบางฉบับได้
- สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานของเอกสารในแต่ละขั้นตอนได้อย่างแบบออนไลน์
- สามารถพิมพ์เอกสารแบบฟอร์มในรูปแบบเดียวกับการบันทึกข้อมูลได้
- สามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้ในการจัดทำรายงานหรือการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมได้
ผู้จัดการฝ่ายขาย
วลัยพร เชื้อเพชร
โทรศัพท์
+66 (0)91-889-4141
อีเมล
walaiporn@magicsoftware.co.th